一、嚴格執(zhí)行法定期限

行政機關在作出處罰決定時，應當嚴格按照法定期限進行辦理。根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》規(guī)定，一般行政處罰的期限為3個月，可以延長1個月；重大案件的期限為6個月，可以延長2個月。如果行政機關在規(guī)定的期限內(nèi)未作出處罰決定，將視為放棄處罰權。

二、制定完善的工作流程

為了保證處罰決定能夠及時作出，行政機關需要制定完善的工作流程。包括明確責任人，加強內(nèi)部溝通，及時傳達信息，建立工作臺賬等。同時，應當制定相應的處罰決定審批制度，確保處罰決定的合法性和準確性。

三、加強人員培訓和管理

行政機關應當加強對相關人員的培訓和管理。通過培訓，提高工作人員的法律素養(yǎng)和業(yè)務水平，減少犯錯和失誤的概率。同時，加強對工作人員的管理，建立考核機制，對工作不到位、拖延辦事的人員進行嚴肅處理。

四、利用科技手段提高辦公效率

隨著科技的發(fā)展，行政機關可以利用各種科技手段提高辦公效率。例如，建立電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公；利用智能化辦公設備，提高辦公效率和工作質(zhì)量；采用在線審批系統(tǒng)，加快審批流程，提高辦事效率。

綜上所述，避免處罰決定超時需要行政機關從多個方面入手，加強內(nèi)部管理，提高工作效率，加強人員培訓和管理，利用科技手段等。只有這樣，才能確保處罰決定的及時作出，為法制建設和社會穩(wěn)定做出貢獻。