行政處罰告知書是行政機關對被處罰人作出行政處罰前，向其告知有關行政處罰事項的書面文書，具有重要的法律效力和保障作用。

1. 作用

行政處罰告知書的作用主要有以下幾個方面

（1）告知權利告知書向被處罰人告知其享有的法律權利，包括申辯、聽證、上訴等權利，

（2）告知事實告知書向被處罰人告知其所涉事實、證據和處罰依據，使被處罰人了解自己的違法行為和所面臨的處罰情況。

（3）告知程序告知書向被處罰人告知行政處罰的程序和期限，使其知曉自己的申辯和上訴時間，

（4）告知后果告知書向被處罰人告知違法行為所可能導致的后果，包括罰款、行政拘留、吊銷執照等處罰措施，使其有清晰的認識和預期。

2. 必要性

行政處罰告知書具有以下必要性

（1）保障被處罰人的合法權益告知書向被處罰人告知其享有的法律權利，

（2）規范行政處罰程序告知書規定了行政處罰的程序和期限，使行政機關在處罰過程中遵循法定程序，保障行政處罰的合法性和公正性。

（3）減少行政爭議告知書向被處罰人告知其所涉事實、證據和處罰依據，使被處罰人了解自己的違法行為和所面臨的處罰情況，減少了被處罰人對行政處罰決定的質疑和爭議。

（4）提高行政效率告知書使被處罰人清楚地了解行政處罰的程序和期限，有利于被處罰人及時進行申辯和上訴，提高了行政處罰的效率。

綜上所述，行政處罰告知書是保障被處罰人合法權益，規范行政處罰程序，減少行政爭議，提高行政效率的重要法律文書，具有不可替代的作用和必要性。