行政處罰決定書是行政機關對違法行為人進行處罰的書面決定，它是行政處罰程序的終結果。行政處罰決定書可以在行政機關對違法行為人進行調查取證、聽取申辯后，經過合法程序作出的決定書。行政機關應當在作出行政處罰決定書前，將調查取證、聽取申辯的情況告知違法行為人，并告知其有權申請聽證、提出書面申辯的機會。

告知書是行政機關在進行調查取證、聽取申辯時，向違法行為人告知其權利和義務的書面通知。告知書的作用是確保違法行為人對行政處罰程序的知情權和申辯權得到保障，使其有充分機會進行申辯和辯護。

行政處罰決定書的下達必須符合法定程序，包括合法調查取證、聽取申辯、依法作出決定等程序。同時，行政機關應當在依法作出行政處罰決定后，及時告知違法行為人行政處罰決定書，并告知其申請行政復議或者提起行政訴訟的權利和期限。

總之，行政處罰決定書的下達必須遵循法定程序，告知書的作用是保障違法行為人的知情權和申辯權。行政機關應當在程序合法的前提下，及時下達行政處罰決定書，并告知違法行為人有關權利和義務。